Wo wären wir ohne Meetings? Wahrscheinlich mehr Arbeit erledigen, aber sobald die Anzahl der Personen, mit denen Sie arbeiten, eine bestimmte Anzahl erreicht, sind Meetings erforderlich. Das Planen eines Meetings ist nicht einfach. Sie müssen überprüfen, ob alle verfügbar sind, ob sie wissen, wann die Besprechung ist, und eine Agenda ausschicken. Wenn Sie mit geografisch verteilten, entfernten Teams arbeiten, ist es noch schwieriger, mit unterschiedlichen Zeitzonen zu arbeiten. Outlook ist in Zeitzonen keine große Hilfe, aber Sie können Besprechungseinladungen versenden und sehen, wer eine Besprechung angenommen oder abgelehnt hat. Outlook-Benutzer haben die Möglichkeit, Besprechungseinladungen je nach Verfügbarkeit automatisch anzunehmen oder abzulehnen.

Outlook kann Sie warnen, wenn Sie eine Besprechung haben, und Sie wissen, welche Zeitfenster frei sind. Wenn Outlook Meetings-Einladungen automatisch annehmen und ablehnen soll, müssen Sie die Option aktivieren.

Meeting-Einladungen annehmen und ablehnen

Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei> Optionen. Wählen Sie im Fenster "Optionen" die Registerkarte "Kalender" aus der rechten Spalte aus. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt "Automatisches Annehmen oder Ablehnen", und klicken Sie auf Automatisch annehmen / Ablehnen.

Ein kleines Fenster wird mit drei Optionen geöffnet. Die erste akzeptiert Besprechungsanfragen, die zweite lehnt diejenigen ab, die mit bestehenden Einladungen in Konflikt stehen, und die dritte lehnt Besprechungsanfragen für wiederkehrende Besprechungen automatisch ab.

Einschränkungen

Sie können alle diese Optionen aktivieren, stellen jedoch sicher, dass Sie Ihren Zeitplan religiös im Kalender verwalten. Wenn Sie eine ungeplante Zeit für die Arbeit an etwas festgelegt haben, behandelt Calendar diese als "verfügbare" Zeit und akzeptiert Besprechungsanfragen.

Wenn Sie nicht jeden Aspekt Ihres Arbeitstages im Kalender ausfüllen möchten, sollten Sie nur die Option aktivieren, Besprechungsanfragen abzulehnen, die mit anderen Zusagen kollidieren, und wiederkehrende Besprechungsanfragen abzulehnen. Sie möchten mehr Kontrolle darüber haben, welche Einladungen Sie akzeptieren.

In Outlook können Sie keine akzeptablen Zeiten oder verfügbaren Stunden festlegen, die andere Personen in Ihrer Organisation sehen können, wenn sie Sie zu einem Meeting einladen. In diesem Fall könnten Sie diese verwenden, um die Annahme von Einladungen zu automatisieren. Wenn Sie die Annahme von Besprechungseinladungen weiterhin automatisieren möchten, Ihren Zeitplan jedoch nicht ausfüllen müssen, fügen Sie im Kalender unbenannte Ereignisse für die Stunden hinzu, die Sie für die Arbeit verwenden möchten. Outlook prüft nicht, ob Sie ein echtes Ereignis oder eine Aufgabe hinzufügen. Fügen Sie also einfach alles hinzu und machen Sie es so lang, dass Sie nicht mehr an einer Besprechung teilnehmen können. Dies ist ein bisschen Schuh, aber es ist die einfachste Lösung, die es gibt.

Arbeitete Für Sie: Robert Gaines & George Fleming | Möchten Sie Uns Kontaktieren?

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