Excel ist das bevorzugte Datenmanipulationswerkzeug für Männer und Frauen, die Analphabeten sind. Diejenigen, die schreiben können, also diejenigen, die codieren können, müssen sich nicht viel um Spalten, Zeilen und die richtige Formel und deren Syntax kümmern, da diese Assistenten über eigene Geräte verfügen. Für alle anderen, praktisch für jeden in einer Führungsposition, ist Excel ein unverzichtbares Arbeitsmittel. Trotzdem werden viele Menschen, vor allem diejenigen, die gerade in einen Job eintreten, oft eingeschüchtert. Wenn Sie Excel gut genug gelernt haben, können Sie es verwenden, um zeitbasierte Datensätze aufzubewahren, die automatisch aktualisiert werden, um Inventar zu speichern und sogar Umfragen durchzuführen. Das sind fünf sehr grundlegende Excel-Funktionen, die jeder Anfänger wissen muss.

Serienformulare und Formeln zum automatischen Ausfüllen

Die Eingabe von Daten, insbesondere eines langen Datensatzes, ist zeitaufwändig und es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass ein Fehler auftritt. Aus diesem Grund sagt Excel, wo möglich, den Text vor, den Sie eingeben möchten, und gibt Ihnen die Möglichkeit, den Text für Sie auszufüllen.

Nehmen Sie zum Beispiel an, dass Sie Seriennummern oder Mitarbeiter-ID-Nummern eingeben möchten, die einer Sequenz folgen. Anstatt sie manuell einzugeben, können Sie die ersten drei oder vier Zahlen eingeben und die Zellen mit den eingegebenen Zahlen auswählen. Bewegen Sie den Mauszeiger nach rechts unten in die letzte Zelle und warten Sie, bis aus ihm ein schwarzes Pluszeichen wird. Ziehen Sie es heraus und Sie können den Wert sehen, den jede Zelle enthalten wird. Excel erhöht den Wert automatisch für Sie. Dieser Trick eignet sich am besten für Formeln, da die Formel automatisch aktualisiert wird, um die entsprechenden Zellen in einer Zeile zu lesen, anstatt einen absoluten Wert zu haben, den die kopierten / eingefügten Formeln haben würden.

Automatisch füllen

Dieser Trick wird während der Eingabe von Daten wahrscheinlich aufgegriffen. Excel kann Daten in einer Zelle automatisch ausfüllen, wenn die von Ihnen eingegebenen Daten in eine vorherige Zelle in derselben Spalte eingegeben wurden. Drücke einfach die Eingabetaste und fülle es aus.

Intelligente alphabetische Sortierung

Excel kann die Daten alphabetisch sortieren. Ein Anfänger zögert jedoch möglicherweise, die Sortieroption zu verwenden, da die Daten in benachbarten Spalten damit zusammenhängen und die Neuordnung der Daten die Beziehung stört. Beispielsweise haben Sie Namen, Abteilungen, Adressen, Telefonnummern und Blutgruppen in jeweils eigenen Spalten. Sie möchten die Namen in alphabetischer Reihenfolge sortieren, möchten aber trotzdem, dass die benachbarten Zellen die richtige Adresse, Telefonnummer und Blutgruppe für diese Person lesen.

Sie können mit der Option A nach Z sortieren fortfahren, da in Excel Sie gefragt werden, ob Sie die Auswahl erweitern möchten, um Daten in benachbarte Spalten aufzunehmen. Dadurch können Sie eine Spalte alphabetisch sortieren und die entsprechenden Daten in anderen Spalten sortieren. Diese intelligente Sortierung funktioniert für alle Arten von Regeln, die Sie verwenden können.

Zeilendaten in Spaltendaten umwandeln

In vielen Fällen befinden sich die Daten nicht einmal im korrekten Layout, sodass sie mit der Analyse beginnen können. Das Format, in dem es gesammelt wurde, wurde nicht für einen bestimmten Zweck erstellt, und Sie müssen oft feststellen, dass Sie Daten von einer Zeile in eine Spalte übertragen müssen oder umgekehrt. Anstatt jeden einzelnen Wert zu kopieren und einzufügen, können Sie die Funktion "Einfügen Spezial" namens "Transpose" verwenden.

Markieren und kopieren Sie die Spalte, die Sie als Zeile einfügen möchten. Wählen Sie die erste Zelle der Zeile aus, in die Sie die Daten kopieren möchten. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter der Schaltfläche "Einfügen" und wählen Sie "Inhalte einfügen". Aktivieren Sie in dem daraufhin angezeigten Optionsfeld die Option "Transponieren" und klicken Sie auf OK.

Separate Vor- und Nachname

Excel 2013 verfügt über eine wirklich intelligente Funktion zum automatischen Ausfüllen, die zwischen Spalten funktioniert. Nehmen Sie das übliche Beispiel einer Spalte, die sowohl den Vor- als auch den Nachnamen enthält. Möglicherweise möchten Sie den Vor- und Nachnamen und in älteren Excel-Versionen trennen. Dies bedeutete, dass Sie die Verkettungsfunktion auf eine sehr clevere / knifflige Weise verwenden.

In Excel 2013 müssen Sie nur den ersten Namen in der nächsten Spalte eingeben. Wenn Sie dies für die ersten zwei oder drei Einträge tun, wird Excel Ihre Trennkriterien ermitteln und die Daten für alle entsprechenden Werte in der Spalte auflisten. Alles was Sie tun müssen, ist die Eingabetaste. Dies funktioniert für fast alle Arten von Daten.

Kennen Sie einen Excel-Trick, den Sie häufig bei der Arbeit verwenden, oder einen, der redundante Arbeit überflüssig macht? Teilen Sie uns in den Kommentaren mit.

Arbeitete Für Sie: Robert Gaines & George Fleming | Möchten Sie Uns Kontaktieren?

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